С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ, который обязывает работодателей подавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд России для формирования электронных трудовых книжек. Постепенный и повсеместный переход на них должен произойти в течение 2020 года. Поэтому с 1 января 2020-го года при приёме, увольнении и при переводе сотрудника на иную постоянную работу работодатель обязан не позднее 15-го числа следующего месяца за отчетным представить в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности работника по форме СЗВ-ТД.

Первые сведения по новой форме поступят в ПФР уже 17 февраля (15 февраля 2020
го года – выпадает на выходной день).

Особые формы документов предусмотрены законодательством и при предоставлении сведений о трудовой деятельности работнику по его запросу. Так для работодателей разработана форма СТД-Р "Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем", а для органов ПФР - форма СТД-ПФР "Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации".

Предпочесть бумажную Трудовую книжку, или вести её в электронной форме, с одновременным поступлением всех записей непосредственно в Пенсионный фонд, сотрудник решит сам. Определившись, он обратится к работодателю с заявлением о сохранении бумажного документа или о ведении электронной трудовой книжки.

• Работникам, подавшим заявления о представлении сведений о трудовой деятельности, работодатели выдают трудовые книжки на руки.

• Работодатели освобождаются от ответственности за ведение и хранение трудовых книжек после выдачи их на руки работникам . 

• При выдаче трудовой книжки в нее вносится соответствующая запись.

Мы решили поинтересоваться, не испытывают ли каких трудностей при переходе на электронные трудовые книжки на предприятиях Хакасии.

- К переходу на электронные трудовые книжки мы начали готовиться с 2018-го года. Я участвовала во всероссийских семинарах для кадровиков, получила соответствующий сертификат, с января приступим к работе. В учреждении в конце 2019-го года разработали приказ, а в январе 2020-го каждый сотрудник получит персональное уведомление и задумается, какая форма его больше устраивает. Предполагаю, большинство «старых» сотрудников предпочтёт остаться на прежней бумажной форме, что создаст двойную работу лично для меня. Ежемесячно новый отчёт о том, кто принят, уволен, перешёл на электронные трудовые книжки или остался с бумажными, будет подаваться в электронном виде. Параллельно придётся заполнять бумажные трудовые книжки. От такого объема работы я конечно не в восторге, но с 2021-го года электронные трудовые книжки получат все, кто впервые устраивается на работу. Сотрудники же с бумажными трудовыми книжками смогут в любое время перейти на электронную форму.

Ещё одна проблема в том, что в нашем отделении Пенсионного фонда ещё не знают всех тонкостей данной работы. Обращаться к специалистам ПФР приходилось дважды, и оба раза было сказано, что на мой вопрос ответить они не готовы. Все разъяснения будут даны позже, на семинаре для работников кадровых служб. Но ведь первый отчёт надо будет предоставить уже 17 февраля, а на предприятии ещё не установлено программное обеспечение. Такая вот заморочка для кадров,

- прокомментировала руководитель кадровой службы Любовь Григорьева из Абакана.

- На предприятии, с которого я ушла в декретный отпуск, идёт процедура банкротства, а моя трудовая книжка с почти 4-летним трудовым стажем находится у работодателя. Как долго будет продолжаться банкротство – неизвестно. Мы с супругом хотим второго ребёнка. Так что неизвестно когда я смогу выйти на работу и как будут исчислять пособие на второго ребёнка. Конечно, меня всё это сильно волнует. 

– поделилась сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребёнком Надежда Бехер.

Комментарий бухгалтера-консультанта ООО «Бизнес Форум»:

Лучшим вариантом решения этого вопроса будет переход данного сотрудника на ведение электронной трудовой книжки в течение 2020г, и получение своей бумажной трудовой книжки на руки. 

Не смотря на то, что у данного сотрудника в течение 2020 г не будет происходить никаких «движений» по трудовой деятельности, т.к. сотрудник находится в отпуске по уходу за ребенком, каждый работодатель обязан до 15.02.2021 года (согласно Федеральному закону от 16.12.2019 № 436-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования") собрать всю информацию по трудовым книжкам своих сотрудников (срез информации на 01.01.2020 г) и передать в ПФР, в связи с чем риски утерять информацию о трудовой деятельности теперь сведены к нулю. «Проверить» работодателя теперь можно, запросив выписку о состоянии индивидуального лицевого счета на ЕПГУ.

За получением пособия на второго ребенка можно будет обратиться с необходимым пакетом документов к Конкурсному управляющему, либо в органы ФСС. 

Дополнительная информация:

Здесь вы можете скачать презентацию доклада «Электронные трудовые книжки – новая отчетность для работодателей. Поддержка в 1С», с которым выступала специалист ООО «Бизнес Форум» на Едином семинаре 1С, прошедшем 18 декабря. 

Если вам нужна подробная консультация по вопросам составления заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки и о ведении электронной трудовой книжки, отчетности СЗВ-ТД, СТД-Р лучше обратиться к специалистам компании. 

«Бизнес Форум» также обновит ваши конфигурации и формы отчетности в уже имеющейся подписке 1С: ИТС.